政策解读 | 一文读懂国家科技重大专项档案如何管理


日期:2017年12月22日     锐动源

   国家科技重大专项档案是在重大专项的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。保证档案的安全性、真实性、可靠性、完整性和可用性,对促进国家科技信息资源长期保存和有效共享具有重要意义。
   2017年11月,科技部印发《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》文件(以下简称“管理规定”),对重大专项档案的组织领导、归档范围、过程管理、验收等做了明确规定,下面动源君结合具体实际为大家梳理相关规定。
   一、重大专项档案有哪些?

划分依据

内容

举例

按种类划分

技术档案

实验报告、技术报告等

管理档案

专家意见、项目评审材料等

财务档案

预算书、审计报告等

文书档案

来往函件、通知、批复等

按阶段划分

规划阶段

实施方案等

申报立项阶段

申报书、合同书等

过程管理阶段

变更文件、中期评估报告等

验收阶段

结题验收报告、验收结论书等

   二、重大专项档案有哪些作用?
   1.依据凭证作用:如项目(课题)完成情况需要以任务合同书为参考依据;财务审计需要审计报告、决算报告等相关支出凭证等;
   2.痕迹管理功能:为文件追踪、过程监督、问责等提供原始依据,能够“追根溯源”,明确责任。也可以追溯技术路线和记载技术首发权;
   3.知识储备功能:可以进行项目/课题查重和查新,避免重复立项;
   4.情报利用功能:所包含的知识内容为后续研发及应用提供参考借鉴。
   三、管理规定修订背景有哪些?
   1.现实要求。实际调查情况表明,档案管理现状主要有:非专人专岗、人员流动性较大;场地受限、分散保存;系统落后或缺乏;制度不健全等;存在的普遍问题为:档案积压、归档滞后;存在档案丢失现象;档案纸质与电子版不相符情况;档案完整性及质量难以保证等。
   2.改革需要。为落实64号文的改革精神,与重大专项管理规定同步修订;强化规定执行力,增强可操作性。
   四、管理规定修订的关键点有哪些?
   1. 明确三级管理四个责任主体。三级管理指:三部门(科技部、发改委、财政部)、专业机构/专项办、项目(课题)承担单位。
   项目(课题)承担单位:在项目(课题)全过程中产生的项目(课题)文件。
   专业机构/专项办:在专项规划、研究、论证、申报指南编制及管理过程中产生的专项层面文件,如年度指南;在项目(课题)全过程中产生的重点文件(各专项自定)。
   三部门:重大专项规划、布局及论证等产生的重大专项文件,如重大专项实施方案;在重大专项协调、管理、检查监督、验收等过程中产生的文件,如重大专项管理规定;在专项规划、研究、论证、申报指南编制及管理过程中产生的专项层面文件,如年度工作计划;在项目(课题)全过程中产生的关键/节点文件等。

   2. 突出专业机构作用。
   专业机构具体落实本专项档案管理工作。专业机构主要职责包括:
   (1)负责制订本专项项目(课题)档案管理方案等规章制度。
   (2)为本专项档案管理提供人员、资金及档案保管场地等必要支撑条件,确保档案管理责任落实到人,档案完整保存,工作顺利开展。
   (3)负责本专项项目(课题)档案管理的组织协调、联络沟通、培训指导及监督检查工作。
   (4)组织本专项项目(课题)档案的收集、整理、归档、验收及移交工作。
   (5)负责收集、整理、归档及移交自身产生的专项管理档案。
   尚未设立专业机构的专项,上述工作职责由专项办承担。
   3. 明确归档范围和质量。
   制定《归档范围表》,明确每一级需要归档的文件,并提出质量要求,在管理规定的“附件1”中有详细规定。
   《归档范围表》主要包含3个层面:专项、项目和课题;包含4个阶段,即规划阶段、申报立项阶段、过程管理阶段及验收阶段,共52种文件。归档一般原则是:所有清单向上一级呈交;按照谁产生谁保存的思路,重要“必存”档案应向上一级呈交。
   质量要求:齐全、完整,能够反映重大专项管理的全过程;项目(课题)文件以项目(课题)为单位进行组卷,专项层面文件分专项按年度—类别组卷;电子档案与纸质档案信息保持一致。
   例如:

   4. 档案管理流程有哪些?
   重大专项项目(课题)牵头承担单位在项目(课题)通过验收或终止、撤销后3个月内,将本项目(课题)档案移交至专业机构。专业机构及专项办在每年6月底及12月底,将本专项项目(课题)及管理档案移交至重大办。 重大专项档案保管期限为永久。


   重大专项档案移交前,应本专项项目(课题)档案及管理档案分别进行编码标注。

   5. 项目档案如何验收?
   (1)重大专项项目(课题)档案验收,由项目(课题)承担单位向专业机构提出验收申请,由专业机构组织验收。重大专项档案验收,由牵头组织单位向三部门提出验收申请,由三部门组织验收。
   (2)档案验收工作由档案验收专家组具体实施,专家组组成原则:由三部门组织的重大专项档案验收,专家组不少于7人;由专业机构组织的项目(课题)档案的验收,专家组不少于3人。
   (3)档案验收内容主要包括:档案的完整、齐全情况;档案的分类、整理、组卷、装盒等情况;纸质档案与电子档案对应及真实情况等。
   (4)档案验收结论分为合格与不合格。专家组成员全部同意通过验收的为合格。档案验收合格后,方可进行重大专项项目(课题)及重大专项验收。
   链接:科技部关于印发《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》的通知

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